Proyek Pengadaan

Untuk setiap proyek pengadaan, proses pengadaan formal dan profesional akan menghemat waktu, menghemat uang dan mengurangi risiko. Artikel ini menunjukkan Anda bagaimana untuk sukses berjalan dengan sebuah proyek pengadaan dan untuk memberikan hasil yang profesional.
Anda akan belajar bagaimana Anda dapat menggunakan template proses profesional untuk menghindari perangkap banyak proyek pengadaan.

 Artikel ini akan membantu dalam berbagai situasi dan skenario:

• Jika Anda bertanggung jawab untuk proyek pengadaan dan Anda memiliki akses terbatas untuk pengadaan saran ahli
• Anda proyek pengadaan tidak berada dalam ruang lingkup bisnis inti organisasi Anda
• Proyek Anda sangat khusus di mana pengetahuan teknis rinci dan beberapa keahlian pengadaan lebih diinginkan daripada pengadaan ahli dengan keterampilan teknis yang terbatas tahu-bagaimana.
Mengapa Gunakan Proses Pengadaan formal?
Sebuah proses pengadaan formal yang kadang dilihat sebagai rumit atau birokrasi tetapi untuk setiap latihan pengadaan adalah penting untuk mengikuti beberapa langkah kunci. Jika Anda bukan seorang ahli pengadaan, Anda akan membuat kesalahan. Tidak diragukan lagi Anda akan belajar dari mereka tapi mengapa belajar dari kesalahan Anda ketika Anda dapat belajar dari orang lain.

Sebuah template proses pengadaan menyediakan model dan kerangka kerja untuk bekerja dalam untuk:
• Menghemat waktu Anda, memastikan bahwa Anda mendapatkan solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda;
• Pastikan Anda membayar harga yang tepat (itu harga yang tepat, belum tentu harga terendah!);
• Pastikan Anda menghindari menghadap langkah-langkah penting yang mungkin datang kembali untuk menghantui Anda nantinya.

Dengan menggunakan proses pengadaan standar, Anda akan menemukan bahwa pemasok akan akrab dengan langkah-langkah yang Anda ambil. Mereka akan tahu apa yang diharapkan dan akan tahu bahwa mereka berhadapan dengan organisasi profesional.
Beberapa kata-kata peringatan.
Setiap proyek berbeda. Beberapa proyek pengadaan yang kecil dan setiap langkah dari proses formal tidak mungkin diperlukan. Atau, beberapa proyek sangat kompleks atau diatur dan kerangka kerja umum tidak akan sesuai atau memadai. Meskipun demikian, setiap proyek pengadaan mengikuti proses yang luas yang sama. Hal penting untuk diingat adalah untuk beradaptasi proses sesuai proyek.

Proses Pengadaan


 Proses pengadaan dapat dibagi ke dalam lima langkah.

Tentukan kebutuhan bisnis
Anda perlu memahami apa kebutuhan bisnis fundamental. Pada titik ini, penting untuk memahami perbedaan antara kebutuhan dan solusi. Sebagai contoh, kebutuhan bisnis adalah untuk sumber beberapa perangkat lunak untuk membantu untuk mendapatkan informasi yang diterbitkan pada intrantet perusahaan. Item dari perangkat lunak untuk mempublikasikan informasi pada intranet perusahaan adalah solusi - bukan keharusan. Kebutuhannya adalah untuk dapat mempublikasikan informasi pada intranet. Ini mungkin bahwa solusi outsourcing adalah pilihan yang lebih baik.

Mengembangkan Strategi Pengadaan
Tergantung pada skala proyek Anda, mungkin ada rentang yang sangat luas solusi potensial dan pendekatan untuk kebutuhan bisnis Anda dan sejumlah cara untuk meneliti pasar dan memilih pemasok.

Seleksi dan Evaluasi Pemasok
Setelah meneliti pasar dan membangun pendekatan pengadaan Anda, Anda perlu mengevaluasi solusi yang tersedia. Ini mungkin melibatkan proses tender formal atau lelang on-line. Anda kriteria untuk membandingkan solusi yang berbeda dan pemasok sangat penting. Berat kriteria kunci berat dan tidak terlalu mementingkan banyak aspek yang akan berdampak kecil pada solusi.
Negosiasi dan penghargaan.

Bahkan ketika Anda telah memilih pemasok penting bahwa negosiasi rinci dilakukan. Ini bukan hanya tentang harga. Pikirkan dalam hal Biaya Total Kepemilikan. Sebuah produk murah tidak begitu murah jika biaya pengiriman sangat besar atau jika kontrak pemeliharaan berat.
Pertimbangkan dengan hati-hati proses dimana barang atau jasa akan dipesan dan disetujui; bagaimana mereka akan dikirimkan dan dikembalikan jika perlu, bagaimana proses faktur akan bekerja dan pada apa syarat pembayaran akan dilakukan. Mengingat seluruh Bayar Pembelian proses (P2P) di awal dapat mengurangi biaya dan risiko yang signifikan

Induksi dan Integrasi

Tidak ada barang atau jasa harus memerintahkan disampaikan sampai kontrak ditandatangani, tapi ini bukan akhir. Sangat penting bahwa pemasok terintegrasi dengan benar diluncurkan. Proses P2P harus di tempat dan perlu dipahami pada kedua sisi pembelian dan sisi pemasok. Setiap tingkat layanan yang telah disepakati perlu diukur dan KPI diberlakukan. Tinjauan rutin harus dibentuk.


English Source : http://purchasinginsight.com/resources/the-procurement-process/